O que é preciso para uma reunião virtual eficaz.
Apresentando Jackie Black. Jackie é uma especialista em comunicações digitais e treinador de equipe virtual, que gentilmente compartilhou conosco suas principais dicas para liderar reuniões virtuais e construir relacionamentos virtuais em sua equipe. E depois de uma curta reflexão, os participantes apresentam alguns fatores importantes de sucesso, como uma agenda bem escrita ou boa manutenção de tempo. Obviamente, eles apresentam um conjunto semelhante de fatores, pois os dois estão tão intimamente ligados. A principal diferença parece ser que reuniões virtuais eficazes exigem o dobro do planejamento e esforço do que as reuniões presenciais. Os facilitadores das reuniões virtuais também parecem ter duas vezes mais conscientes ao gerenciar esse tipo de reunião, não é tão fácil quanto você pode pensar!
Virtual communication: What’s the big deal?
Whenever I run a training course on meeting skills I always ask, “What makes an effective meeting?” and after a short reflection participants come up with some key success factors, like a well-written agenda, or good time-keeping.
My follow-up question is this, “So, what makes an effective virtual meeting?” Of course, they come up with a similar set of factors since the two are so closely linked. The main difference seems to be that effective virtual meetings demand twice as much planning and effort than face to face meetings. Facilitators of virtual meetings also seem to need to be twice as mindful when managing this type of meeting, it’s not as easy as you might first think!
Então, o que é preciso para se tornar um bom facilitador? Em um ambiente virtual, esse desafio pode se tornar ainda maior. O facilitador deve ter um olho agudo no tempo, permitir que todos participem e garantir que um consenso seja alcançado ao mesmo tempo em que gerencia quaisquer problemas técnicos que possam surgir. No entanto, a facilitação envolve o uso significativo de habilidades suaves ou interpessoais também. Mesmo se você está facilitando as reuniões presenciais há anos, as reuniões virtuais são muito diferentes de hospedar.
Face to face meetings can be a real challenge, especially if time is limited and decisions need to be made. In a virtual environment this challenge can become even greater. The facilitator must have a keen eye on the time, allow everyone to participate and ensure that a consensus is reached whilst simultaneously managing any technical issues that may arise.
Obviously, it goes without saying that a good facilitator will have a well-prepared agenda which will be circulated in advance and any technical issues will have been minimized by thorough checking of equipment ahead of the meeting. However, facilitation involves significant use of soft or interpersonal skills too.
In my 2-part blog series, I’d like to touch on a few aspects of virtual facilitation, which I believe are important for those who are new to the virtual environment. Even if you have been facilitating face to face meetings for years, virtual meetings are very different to host.
Construindo relacionamentos virtuais. Isso pode exigir que os membros individuais da equipe se apresentem e estabeleçam relacionamentos por meio de páginas de redes sociais, que o facilitador configura ou o facilitador pode incentivar as pessoas a criar apresentações pessoais que fornecem um instantâneo de si mesmos para a reunião de pontapé inicial. Há uma vasta gama de suítes de colaboração para explorar que também podem funcionar bem com os membros mais jovens da equipe que estão mais envolvidos nas mídias sociais. Pode ser que a equipe funcione bem com base puramente em conhecimento técnico compartilhado. Por outro lado, pode haver uma necessidade de uma visão mais pessoal. Um facilitador só começará a entender como a equipe funciona melhor, ouvindo cuidadosamente como a equipe interage e pedindo feedback dos indivíduos e da equipe como um todo sobre como eles sentem que o relacionamento está funcionando. Portanto, é uma boa idéia permitir tempo para feedback regular desse tipo no final de uma reunião. E, é claro, a importância da conversa fiada nunca deve ser subestimada.
Being able to develop and maintain virtual relationships with team members is a vital starting point for any virtual facilitator. This may require getting individual team members to introduce themselves and establish relationships via social networking pages, which the facilitator sets up or the facilitator can encourage people to create personal presentations which provide a snapshot of themselves for the kick-off meeting. There is a vast array of collaboration suites to explore which may also work well with those younger members of the team who are more engaged with social media.
Knowing what information will get people to ‘connect’ with each other is also important. It could be that the team will work well based purely on shared technical knowledge. On the other hand, there may be a need for a more personal insight. A facilitator will only start to understand how the team functions best by listening carefully to how the team interacts and by asking for feedback from individuals and the team as a whole on how they feel the relationship is working. It is therefore a good idea to allow time for regular feedback of this kind at the end of a meeting. And, of course the importance of small talk should never be under-estimated.
In the second part of the blog, out Thursday 2 ND abril, estarei analisando o que é preciso para manter as pessoas a bordo, estratégias de comunicação eficazes, gerenciando a diversidade e problemas de falantes nativos.
What it takes to an create effective virtual meeting.
Na primeira parte de seu blog, Jackie discutiu a importância das reuniões virtuais e como certas etapas devem ser tomadas antes da reunião para garantir que a equipe esteja na mesma página. Ela também introduziu suas idéias sobre o que ela acha que é necessário para se tornar um forte líder virtual, começando com a construção de relacionamentos virtuais. Mantendo -o, existe o perigo de que as reuniões se tornem rotineiras e até monótonas. O facilitador realmente deve fazer um esforço para manter a equipe envolvida com a reunião o tempo todo. É tão fácil para os membros da equipe em diferentes locais distraídos por telefonemas ou colegas ao seu redor, por isso é uma idéia sábia para o facilitador estabelecer um conjunto de diretrizes de reunião e pedir à equipe que os respeite. Esperamos que isso mantenha todos focados na tarefa em questão. Ele define expectativas para a reunião e pode ter um impacto duradouro em sua equipe; portanto, preste atenção em como você usa sua voz. As pessoas respondem melhor a uma voz calorosa e amigável, uma voz na qual você pode ouvir o sorriso. Eles geralmente estão preparados para confiar nessa voz, mesmo que nunca tenham conhecido a pessoa. Nesse caso, os falantes não nativos precisam construir um estoque de frases para ajudá-los a gerenciar essa área de comunicação de maneira eficaz. Uma mudança no ritmo é sempre boa, mas de longe a mais eficaz, é o uso do questionamento. Os facilitadores que fazem perguntas que envolvem todos os participantes da reunião têm maior probabilidade de mantê -los focados e incentivar as discussões. Um bom facilitador pode empregar questões aéreas direcionadas a todo o grupo primeiro, seguido de perguntas destinadas a pessoas específicas. Em seguida, seguirá uma variedade de perguntas em aberto para estimular o debate e fechar perguntas para resumir ou obter concordância. Em certas situações, o silêncio pode significar desacordo, ou mesmo raiva. Em outros, é simplesmente uma pausa para reflexão. No entanto, não se deve esquecer que também pode significar confusão ou incompreensão. lidar com os falantes nativos na reunião. Com muita frequência, é o falante nativo que causa mais problemas de comunicação, falando muito rapidamente, usando expressões idiomáticas ou simplesmente tendo um sotaque local muito forte.
In the second part of her blog, Jackie talks about how to keep people on board during virtual meetings, effective communication strategies, managing diversity and native speaker traits.
Keeping people on board
Once a strong relationship has been built and the facilitator is confident of maintaining it, there is a danger that meetings will become routine, even dull. The facilitator really must make an effort to keep the team engaged with the meeting at all times.
This involves a range of skills from the handling of talking time, to the use of attractive visual aids to keep people’s attention. It is so easy for team members in different locations to be distracted by phone calls or colleagues around them, so it is a wise idea for the facilitator to establish a set of meeting guidelines and ask the team to respect them. This will hopefully keep everyone focused on the task in hand.
Communication strategies
In a virtual meeting the use of voice becomes critical since it is the only element of our personality we can convey. It sets expectations for the meeting and can have a lasting impact on your team, so pay attention to how you use your voice.
Make a real effort to vary the pitch, avoid filler words such as “erm” and keep repetitive language to a minimum. People respond better to a warm and friendly voice, a voice in which you can hear the smile. They are often prepared to trust that voice even if they’ve never met the person.
With a distinct lack of visual cues to assist them, virtual facilitators rely on communication strategies such as active listening, clarifying and reformulating far more than in face to face meetings. In this case, non-native speakers need to build up a stock of phrases to help them manage this area of communication effectively.
There are of course other communication strategies which help facilitators run meetings successfully. A change in pace is always good, but by far the most effective, is the use of questioning. Facilitators who ask questions which involve all the meeting participants are more likely to keep them focused and encourage discussions.
Questions have many uses and varying the form will undoubtedly produce more interesting results. A good facilitator may employ overhead questions directed at the whole group first, followed by questions aimed at specific people. There will then follow a variety of open questions to stimulate debate and closed questions to summarize or obtain agreement.
Hypothetical questions can be used to get someone to reflect on how they would handle a particular situation and reverse questions will allow the facilitator to throw a participant’s question back to the group to be answered.
The significance of silence is also something which must be considered. In certain situations, silence can signify disagreement, or even anger. In others it is simply a pause for reflection. However, one must not forget it could also signify confusion or incomprehension.
It is the duty of the facilitator to interpret this silence and deal with it accordingly, but a word of warning – don’t be in too much of a hurry to fill the silence yourself as it may be valuable thinking time for everyone.
Native speaker issues
One of the most difficult aspects of facilitation is that of dealing with the native speakers in the meeting. All too often it is the native speaker who causes the most communication problems through speaking too quickly, using idiomatic expressions, or simply having a very strong local accent.
Dominance by native speakers needs to be kept to a minimum and the facilitator should monitor this carefully otherwise the meeting may become one-sided and non-native speakers will feel excluded and their levels of engagement will fall.
Managing diversity
As reuniões virtuais são frequentemente assistidas por pessoas em diferentes locais geográficos e de diferentes nacionalidades. Isso significa que sempre haverá um elemento de diversidade cultural que o facilitador precisa estar ciente e lidar de acordo. Em algumas culturas, o facilitador é visto como totalmente responsável por tomar as decisões e, consequentemente, pode achar que os participantes assumem um papel relativamente passivo nos procedimentos. É sempre útil saber se as nacionalidades envolvidas têm atitudes diferentes (talvez conflitantes) em relação ao atendimento ao protocolo, à cronometragem ou mesmo aos graus de tolerância em relação ao conflito. (Uma das minhas fontes favoritas são os estudos de Geert Hofstede:
For example, some people expect meetings to be very task-focused and get frustrated with those who enjoy small talk which they see as inconsequential chatting. In some cultures, the facilitator is seen as wholly responsible for making the decisions and consequently may find participants take a relatively passive role in the proceedings.
Preparation for such meetings therefore requires a certain amount of information gathering. It is always handy to know if the nationalities involved have different (perhaps conflicting) attitudes towards meeting protocol, timekeeping, or even degrees of tolerance towards conflict.
Again, asking questions of those around you can produce helpful information as can doing a bit of research on the countries concerned. (One of my favourite sources is the studies by Geert Hofstede: https: //geert-hofstede.com/geert-hofstede.html)
In addition to the cultural differences which may affect the way a meeting runs, there is the matter of diverse communication styles amongst the team. Some people prefer a more direct approach to discussion which may make others feel uncomfortable. The role of the facilitator then is to optimize the leverage these differences provide and encourage individual team members to adapt to this diversity and use it to create synergy. Once again, this is something I feel is best done at the kick – off stage of a project when members of the team should lay their preferences on the table. It saves a lot of time in the long term!
In summary, if you wish to become a strong virtual leader, preparation is key. You need to be prepared to lead your team meetings in a positive, proactive manner and effectively handle any situation that may arise during a meeting, be that confusion, disagreements or feelings of exclusion. As well as understanding your team well enough to ensure that everyone gets the most out of the meeting, preventing people from losing interest.
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