O roubo de identidade custa à economia do Reino Unido £ 5,4 bilhões e um relatório recente do BSIA mostrou 169.592 casos de fraude de identidade, representando um aumento de 49% em relação ao ano anterior. Planejar e implementar um processo compatível de armazenamento e destruição da papelada, oferecido por empresas como a trituração segura em B&M em todo o Reino Unido, é crucial para as do setor educacional. A lei diz sobre o manuseio de dados compatível?
Records management is an essential part of running a school, college or university, enabling you to operate within the law. Planning and implementing a compliant storage and paperwork destruction process, offered by companies such as B&M Secure Shredding across the UK, is crucial to those in the education sector.
Keeping up to date with the latest General Data Protection Regulation (GDPR) news can be quite taxing, but with the harsh penalties set by the European Parliament, it’s worth being aware of what the current state of play is.
What does the law say about compliant data handling?
Com o tempo, os estabelecimentos educacionais coletarão dados pessoais - incluindo os de seus alunos e funcionários. Seja armazenado em um gabinete de arquivamento ou backup em um sistema de TI, existem muitos dados coletados em escolas, faculdades e universidades e tudo isso precisa ser considerado em termos de risco de violação de dados e garantir que essas informações pessoais não se envolvam e a times se segue como um local segura, como um líquido, para reduzir as chances de albacha ou a papelada, a papelada deve ser armazenada. por uma empresa de trituração segura verificada e credenciada, uma vez mais necessário. As práticas educacionais têm uma responsabilidade mais intensa por proteger dados pessoais do que alguns outros setores, independentemente do formato, para garantir que eles cumpram o GDPR.
To reduce the chances of any breaches, paperwork should be stored in a secure location such as a locked container or console, and can then be securely shredded in a timely manner by a vetted and accredited secure shredding company once no longer required. Education practices have a more intense responsibility for protecting personal data than some other sectors, no matter what the format is, to ensure that they comply with GDPR.
e as multas? Importante para nós que adotamos as práticas mais seguras para lidar com o aluno confidencial, a equipe e a informação financeira que mantêm. Para nossos próprios registros e demonstra nossa conformidade ”Tony Way, Site and Installities Manager, Parrs Wood High School
Other than it being the responsible and safe thing to do, securely shredding confidential paperwork can avert the risk of a potentially large fine should a data breach occur.
“As an educational establishment it’s important to us that we adopt the most secure practices to deal with the confidential student, staff and financial information we hold. We work with B&M Secure Shredding to provide secure consoles and a regular collection service, as well as clear outs at the end of term and when archives need clearing. We can be sure everything is securely shredded and then recycled. All their staff are Enhanced DBS vetted for security purposes, and we also receive a certificate of destruction which acts as a paper trail for our own records, and demonstrates our compliance” Tony Way, Site and Facilities Manager, Parrs Wood High School
Que tipos de documentos/informações devem ser triturados?
Os principais dados mantidos por escolas, faculdades ou universidades provavelmente serão registros de estudantes. Embora estes tenham que ser mantidos por um certo período de tempo depois que um aluno sai, é provável que os registros contenham informações pessoais, como nomes, endereços e datas de nascimento, bem como informações educacionais, que precisam ser mantidas e destruídas com segurança quando não são mais necessárias. Alguns desses registros ainda podem ser relevantes se a equipe estiver atual ou deixada nos últimos anos, mas os registros mais antigos devem ser descartados com segurança para evitar preocupações de segurança, pois estas novamente possuirão informações pessoais.
Additionally, records relating to staff and past recruitment will be held. Some of these records may still be relevant if staff are current or left within the last few years, but older records should be disposed of securely to avoid security concerns, as these again will hold personal information.
registros financeiros e administradores são outra área a ser considerada cuidadosamente, pois manter esses registros indefinidamente seria melhor digitalizado, armazenado na nuvem e depois triturado com segurança. Prove um desafio se seus registros voltarem aos anos e, em segundo lugar, você pode simplesmente ficar sem espaço para armazenar tudo. Usando um serviço de trituração seguro, como a B&M Secure Shredding, que fará esse trabalho para você, incluindo a coleta, a troca de padrões BS EN 15713 e garantir que 100% seja reciclada, é a maneira mais segura e rápida de superar esse desafio. A trituração segura da B&M são membros da BSIA credenciados para a ISO 9001 e são examinados para o padrão BS EN 15713, que cobre a destruição segura de material confidencial, para que nossos clientes de educação possam ter certeza de que nosso serviço é da mais alta qualidade. ”
How long to keep records and secure destruction for recycling
Setting a timeframe for holding records is a good idea as you have a responsibility as a data holder to give the people the data relates to access to it while you hold it, which may prove a challenge if your records go back years, and secondly you may simply run out of space for storing it all.
Document shredding is the most secure way to dispose of old paperwork, but asking academic or admin staff to conduct these clearances using a noisy office shredder will likely not be the best use of their time. Using a secure shredding service such as B&M Secure Shredding, who will do this job for you including collection, shredding to BS EN 15713 standards and ensuring 100% is recycled, is the safest and quickest way to overcome this challenge.
Paul Curtis, Director of B&M Secure Shredding “Education establishments will have to prove that they are working with a credible organisation when it comes to disposal of confidential paperwork. B&M Secure Shredding are BSIA members accredited to ISO 9001, and are vetted to the BS EN 15713 standard, which covers the secure destruction of confidential material, so our education customers can be assured our service is of the highest quality.”
